Erityisesti yritysten sisäisessä viestinnässä digitaalisten kanavien avulla on haluttu helpottaa ja tehostaa arkea. Yhdessä organisaatiossa käytössä voi olla intra, sähköposti sekä lukematon määrä erilaisia pikaviestimiä. Silti monilla työpaikoilla kamppaillaan riittämättömäksi koetun sisäisen viestinnän kanssa. Osa työntekijöistä kokee, ettei heille viestitä riittävästi heitä koskevista asioista, ja toisaalla osa työntekijöistä kuormittuu jatkuvan viestitulvan alla.
Sisäinen viestintä ja vuorovaikutus jää usein ulkoisen viestinnän ja markkinoinnin jalkoihin. Siinä, missä markkinointi on hyvin suunniteltua ja strategia selkeä, sisäiseltä viestinnältä voi puuttua suunnitelma kokonaan. Pahimmillaan tällainen tilanne luo vuorovaikutusongelmia ja heikentää henkilöstön hyvinvointia. Sisäinen viestinnän tulisi kuitenkin rakentaa pohja organisaatiokulttuurille ja sen avulla sitouttaa koko henkilöstöä tasavertaisesti.
Miksi sisäinen viestintä on niin tärkeää?
Koska koko yrityksen suorituskyky on loppujen lopuksi kiinni henkilöstöstä, sen hyvinvoinnista ja kyvykkyydestä on pidettävä huolta. Sisäisen viestinnän toimivuudella on vaikutusta niin työnantajamielikuvan rakentamiseen kuin yleiseen työhyvinvointiin. Mitä avoimemmaksi ja luotettavammaksi henkilöstö kokee sisäisen viestinnän, sitä suurempaa on tyytyväisyys omaa työtä ja organisaatiota kohtaan.
Toimiva sisäinen viestintä koetaan motivoivaksi ja se lisää työnteon tehokkuutta. Sisäisen viestinnän tulisi jakaa tietoa, olla vuorovaikutteista ja sitouttaa henkilöstöä. Pelkkä viestinnän määrä ei kuitenkaan ratkaise, vaan viestinnän tulisi myös olla tarkoituksenmukaista ja kannustavaa. Parhaimmillaan toimiva sisäinen viestintä sitouttaa ja vahvistaa yrityskulttuuria. Tässä tosin piilee pieni varoituksen paikka; jos oikein hurjasti panostaa omiin työntekijöihinsä ja sisäiseen viestintään, saattaa yhteisöllisyys kasvaa kohisten ja yhtäkkiä huomaa harkitsevansa vapaa-ajan viettoa kollegoiden kanssa.
Valitse oikeat kanavat
Toimiva sisäinen viestintä on monikanavaista, järjestelmällistä ja suunniteltua, jolloin tavoitetaan kaikki organisaation kerrokset ja tuotetaan työntekijöille kokemuksia oman työn merkityksellisyydestä. Pelkkä tiedon jakaminen ei tosin riitä, vaan tiedon tulee myös olla ymmärrettävää, helposti omaksuttavaa ja vuorovaikutteista.
Jotta tavoitetaan oikeat henkilöt oikeaan aikaan oikeassa paikassa, on yrityksessä mietittävä mitä viestintäkanavia käytetään. Esimerkiksi tehtaalla tai varastossa kaikilla työntekijöillä ei välttämättä ole lainkaan sähköpostia tai pääsyä intraan. Tällöin intraan lisätty tieto ei tavoita kaikkia työntekijöitä tasapuolisesti, vaan luo epätietoisuutta ja epätasa-arvoa. Tiedon tavoittamattomissa olevat työntekijät saattavat myös kokea, että heidän työpanoksensa ei ole yhtä tärkeä kuin muiden.
Usein myös ajatellaan, että erilaisten viestintäkanavien määrä itsessään tehostaa viestintää ja parantaa henkilöstön tyytyväisyyttä. Keskenään kilpailevat kanavat aiheuttavat kuitenkin tietotulvaa ja olennaisen tiedon etsimiseen kuluu liikaa aikaan.
Avointa ja läpinäkyvää viestintää infonäytöillä
Työntekijöille on tärkeää, että heitä koskevat tiedot on helposti saatavilla. Digitaaliset infonäytöt tuovat avoimen ja läpinäkyvän viestinnän koko organisaatioon, ja infonäytöt tavoittavat ne työntekijät, joilla ei ole jatkuvaa pääsyä intraan tai pikaviestimiin.
Infonäytöt ovat toimiva yrityksen sisäisen viestinnän kanava etenkin silloin, kun toimipisteitä on useita, työtekijät eivät vietä työpäiväänsä tietokoneella, tai kun viestintään halutaan osallistaa myös henkilöstöä. Osa näyttöjen sisällöistä voidaan päivittää keskitetysti henkilöstöhallinnon toimesta, jolloin yhteiset koko organisaatiota koskevat asiat tavoittavat eri toimipisteissä olevan henkilöstön. Paikallisella tasolla esihenkilöt ja työntekijät voivat lisätä joukkoon omaa toimipistettään koskevia asioita, jolloin työntekijät saavat heitä koskevan merkityksellisen tiedon helposti.
Näytöiltä työntekijät voivat tarkistaa niin työlistat, tulostavoitteet kuin ajankohtaiset tapahtumat sen sijaan, että aikaa käytetään tiedon hakemiseen useista eri kanavista. Näyttöviestintä ei myöskään katkaise työntekoa, kun tieto on saatavilla niissä tiloissa, joissa työskennellään.
”Infonäytöillä tuodaan tehokas viestintä myös niille, joilla ei ole pääsyä yrityksen intraan. Infonäyttöjä hallinoidaan sekä etänä valtakunnallisella tasolla että paikallisesti terminaali- ja varastopäälliköiden toimesta.”
PASI RIPATTI
HEAD OF COMMUNICATIONS, SCHENKER OY
Kriisin kohdatessa viestintäkanava ratkaisee
Reaaliajassa päivittyvät tiedot ovat elintärkeitä etenkin silloin, kun henkilöstölle on nopeasti saatava tieto esimerkiksi tulipalosta tai onnettomuudesta. Varsinaisessa hätätilanteessa aikaa ei saa tuhlaantua teknologian aiheuttamiin ongelmiin, vaan viestin tulee tavoittaa kaikki työntekijät ja vierailijat ripeästi.
Infonäytöillä voidaan välittää kiireelliset tiedotteet nopeasti koko henkilöstölle ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti. Kriisitilanteessa tiedot saadaan suoraan näkyviin muiden tiedotteiden ohi, ja hätätilanteissa näytöt toimivat evakuointiohjeiden apuvälineenä esimerkiksi näyttämällä poistumisteitä ja opastamalla tilassa olevia turvallisesti.
Valjasta teknologia helpottamaan viestintää
Intran tietomäärä saatetaan usein kokea niin suureksi, että tärkeimpien uutisten löytäminen voi olla hankalaa. Infonäytöt voivatkin toimia esimerkiksi taukotiloissa keskeisten tiedotteiden ja tuotantotiedojen kokoamiskanavana, jolloin tietoa tärkeimmistä asioista on nopeasti saatavilla. Erilaiset integraatiot mahdollistavat intran uutisten tuomisen ja datan visualisoinnin suoraan näytöille sopivaan muotoon, jolloin infonäytöt toimivat saumattomasti kokoavana viestintäkanavana ilman ylimääräistä työtä. Hyödyntämällä valmiita työkaluja, viestintä pysyy ajantasalla ilman, että eri kanavien käyttö lisää kenenkään työkuormaa.
Näytöille nostetut visuaaliset viestit voidaan jakaa kaikille tai tuoda kohdistetusti oikealla osastolle tai tuotantolinjalle, jolloin voidaan lisätä henkilöstön tietoa oman työn vaikutuksesta. Integraatiot mahdollistavat myös henkilöstön osallistumisen viestintään. Näytöille voidaan esimerkiksi tuoda viestejä ja kommentteja valikoiduista Slack-kanavista, Teamsista tai Yammerista. Näin kaikilla on mahdollisuus luoda sisältöä ja osallistua viestinnän rakentamiseen. Viestintään kannustava, myönteisesti koettu ilmapiiri lisää yhteisöllisyyttä ja parantaa työilmapiiriä. Hyödyntämällä teknologiaa vuorovaikutteiseen viestintään, luodaan positiivinen kierre, josta hyötyvät kaikki.
Lopuksi on hyvä muistaa, että digitaalisen viestinnän ei tarvitse olla tylsää. Parhaiten mielenkiinto pysyy yllä, kun seassa on uutta, kevyempää ja välillä yllättävääkin sisältöä.
PS. Autamme mielellämme sisäisen viestinnän selkeyttämisessä.
